河南理工大学行政印章管理办法

 (试  行)

 

第一章  总  则

第一条 为进一步规范和加强学校行政印信管理,根据国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发〔1999〕25 号)精神,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 本办法适用范围是河南理工大学校印、河南理工大学钢印、校长(副校长)印章(方章、签字章)、河南理工大学介绍信专用章和校长办公室印章。

第二章  印章的管理

第三条 校长办公室是学校行政印信管理责任部门,应指定专人负责印信管理,不得擅自委托他人代管;印信管理人员因故不能坚持岗位时,由校长办公室主任指定人员代管,并办理交接手续。

第四条 学校行政印章使用应在校长办公室公共场所内进行;确需要在校长办公室公共场所以外使用印章的,须经校长批准,由校长办公室印章管理人员持章用印。

第五条 校长办公室印信管理人员要依照本办法相关规定使用印章,对手续不全或按规定不能使用印章的,要做好解释说明工作。

第六条 校长办公室印信管理人员不得在空白介绍信、空白信笺、空白纸等无具体内容的凭证或纸张上加盖印章。如有银行、海关等特殊材料需在空白文件盖章的,需先填写《印章使用申请表》由校长签字审批并在空白文件上标明日期后,留存盖章材料复印件后登记盖章。

第七条 校长办公室印信管理人员要对用印留存的材料定期进行编号、整理、立卷归档。

第三章  用印范围及程序

第八条 以学校名义发布的各类公文,经学校行政分管校长签发后,由校长办公室登记、编号、用印。

第九条 以学校名义签署的合同书、协议书、意向书等重要法律文书以及向教育部等上级报送的计划任务书、统计报表、审查表、申报表等重要文本和呈报材料,需由主管部门提出文本(报表),署明编报人(或联系人),由学校法律事务办公室审核后,填写《印章使用申请表》并由部门负责人审核签字后,报分管校长签字批准。合同、协议需法人签字的应先由校长签字后再到校长办公室用印。

第十条 到上级部门、公检法以及机要部门联系工作需要开具介绍信的,需到校办主页下载填写《印章使用申请表》并经分管校长签字后,由校长办公室出具学校介绍信并用印。

第十一条 在外刊登广告、声明等,按事项由主管部门经办人拟出文稿,部门负责人核稿签字,并填写《印章使用申请表》经分管校长签字批准后,由校长办公室用印。

第十二条 凡需要使用副校长公务印章的文件、资料,须填写《印章使用申请表》并经副校长本人审批同意后方可用印。

第十三条 工作证、录取通知书、聘书、荣誉证书等常规证书、证明等,需提交相关文件并由各主管职能部门负责人审核签字后,到校办公室登记用印。

第十四条 学生证、各类毕业证书、学位证书(肄业证书、结业证书、进修证、学历证明)由各主管职能部门负责人审核签字后,持校内发文文件(含名册或名单)到校长办公室用印。

第十五条 外事活动申请出国人员(含学生)材料由学校国际处审核后,填写《印章使用申请表》并持本人工作证或学生证到校长办公室用印后留存审批表。

第十六条 凡向外报送的科技成果申报书、项目申请书、专利、成果推广和各类科研合同等,由当事人所在单位负责人签字报科技处或社科处审核登记后,由相关主管职能部门出具《科研项目材料盖印接洽单》后到校长办公室用印。

第十七条 各协会、学会入会申请、变更等需呈报材料,由当事人所在单位报学校科协,由学校科协审核登记后填写《印章使用申请表》,并经分管校领导审批后到校长办公室用印。

第十八条 教学成果申报、评奖由教务部门统一审核并报分管校长批准后,由教务处出具汇总表并填写《印章使用申请表》且需加盖教务处公章后,到校长办公室用印。

第十九条 其他事项需用印者,可参照以上程序办理。非日常性事务需用印者,均须需要用印者所在部门负责人审核后,填写《印章使用申请表》并经分管校领导签字同意后到校长办公室用印。

第四章  印章的启用与变更

第二十条 行政系统新成立单位由校长办公室根据学校机构设置文件,安排刻印公章,并发文公布使用;单位撤销的,由校长办公室负责收回印章;多个单位合并的,仍沿用其中一个单位名称的,其他合并单位印章交回校长办公室,单位合并后更名启用新名称者,原单位印章交回校长办公室,由校长办公室按合并后的新名称刻印公章,校办留存印模并发文公布使用。

第二十一条校长办公室收回的旧印章,按规定移交学校档案科封存。

第五章  附  则

第二十二条 学校二级单位的印章一般只作为业务工作用章在校内使用;非独立法人二级单位,不得使用本单位印章对外签署任何文件,如担保、合同、协议、证明、聘书等。

第二十三条 学校二级单位行政第一负责人对本单位公章使用负全责。

第二十四条 凡违反本办法用印者,须承担由此产生的全部后果;触犯法律的,交由司法部门处理。

第二十五条 学校各行政单位可参照本办法,制定本单位印章管理办法,严格印章管理。

第二十六条 本办法自下发之日起执行,由校长办公室负责解释。

 

附件:印章使用申请表