为进一步加强会议室管理，规范会议室使用，保障各类会议有序、顺利进行，经研究，特制订本规定。

一、 会议室管理范围

本规定所指的会议室，是指归校长办公室管理和服务的各类会议室和学术报告厅、音乐厅。具体包括：行政楼一楼会议室（30座）、行政楼二楼会议室（20座）、力行楼方形会议室（70座）、明德楼一楼会议室（70座）、明德楼207、210会议室（20座）、力行楼学术报告厅（圆形报告厅270座）、经管楼会议室（250座）明德楼音乐厅（670座）及其它学校划拨管理会议室。

二、会议室使用范围和原则

会议室主要用于校级党政类重要会议、上级单位考察调研检查、校外重要单位或重要人员来访等会议；全校专项业务类工作会议；业务部门组织召开的校内业务工作类会议；国内外重要学术会议及学术讲座类会议；省部级平台申报评审结项类会议，重要设备验收类会议；高水平演出活动以及学校领导批示召开的其它会议。

与学校业务无关会议原则上不予借用，不承接校外事务的各类会议、培训及讲座等，其中音乐厅主要用于学校重要会议及大型音乐活动。

会议室使用遵循“先申请先使用，先紧急后一般，先全局后部门”的原则，遇有学校紧急和重要会议，已批准使用会议室的单位应予避让。

三、会议室使用审批程序

1.申请使用会议室的单位，要提前查看校办网上会议室登记使用状态（http://xb.hpu.edu.cn/channels/4980.html），填写《会议室使用审批表》（见附件），确定会议联系人，说明会议基本情况及需要，并报相关负责人审批通过。

2.会议室使用审批按照申请事项重要程度和先后顺序，统筹进行安排，校办做好审核工作，使用单位做好协调工作，确保各类会议使用有序、顺利进行。

3.会议室使用审批程序均通过办公自动化系统进行。

4.持审批后的《河南理工大学学术讲座审批表》可直接提交校办接待科安排学术报告厅，无需再另行申请。

四、会议室使用管理

1.会议室使用经审批后，使用单位联系人与会议服务中心联系（力行楼101,联系电话：3987003），配合做好会场布置，检测相关设备，并在会前30分钟抵达会场。

2.使用单位需确保参会人员遵守会议室内行为规范，校办接待科和会议服务中心对使用单位会议召开情况及会议服务情况进行监管，发现问题进行及时处理。

3.对未经批准擅自使用会议室，或已办理使用审批手续，但实际活动内容与申请活动内容不符的，将责令使用单位停止使用，情节严重者，追究相关单位和人员的责任。

4.会议结束后使用单位需与会议服务中心共同做好物品清点，及会场整理工作。

本规定自公布之日起执行。

 

附件：

校长办公室会议室审批表.doc